Dieses Anleitung beschreibt den Prozess, wie in der Anwendung DFBnet Verein, die Datei zur Bestandserhebung der Landessportbünde (LSB) generiert wird. Die Ausgabedatei basiert auf der vom Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) aufgesetzten, bundesweit einheitlichen Schnittstelle, die per DOSB-Beschluss bereits im Jahre 2003 eingeführt und in 2023 überarbeitet wurde.

Nicht alle LSB halten sich an die Vorgaben des DOSB. Hält sich ein LSB nicht an die DOSB-Vorgaben und verwendet somit eine eigene Datensystematik (=geänderte Schnittstelle), kann die in DFBnet Verein erzeugte Datei zur Bestandserhebung gegebenenfalls vom Datensystem dieses LSB nicht verarbeitet werden.

• Infos des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) zur Bestandserhebung: >>hier<< 

• Schnittstellenbeschreibung der Bestandserhebung im Dateiformat XML (Version 1.3, 04.12.2023): >>hier<<

• Schnittstellenbeschreibung der Bestandserhebung im Dateiformat CSV: >>hier<<

Die Landessportbünde (LSB) in Deutschland erheben jährlich die Mitgliederdaten ihrer Vereine, die sogenannte Bestandserhebung. Hierzu stellen die LSB ihren Vereinen in der Regel Informationen zur Verfügung in welcher Form (Dateiformat), bis wann (z.B. 31.01.), mit welchem Stichtag (z.B. 01.01.) und wohin die Daten zur Bestanderhebung übermittelt werden müssen. Eine Datei für die Bestandserhebung enthält:

• die Anzahl der Mitglieder eines Vereins zum Stichtag:
  - Summe A-Zahlen: alle Vereinsmitglieder, jahrgangsweise, nach Geschlechtern getrennt
  - Summe B-Zahlen: Mitglieder mit Abteilungszuordnung, jahrgangsweise, nach Geschlechtern getrennt

• mögliche Geschlechter:
  - männlich (m, AnzahlM)
  - weiblich (w, AnzahlW)
  - divers (d, AnzahlD)
  - ohne Angabe (k, AnzahlO)

 

 

1. WICHTIGES vorab

• Die Funktion zur Erzeugung der Datei für die jährliche Bestandserhebung steht unter Information > Auswertungen > DOSB-Statistik zur Verfügung.

• In der Bestandserhebung werden die Mitgliederdaten in Abhängigkeit des Stichtages (in der Regel 01.01.) berücksichtigt.

• Dabei sind folgende Daten eines Mitgliedes relevant und müssen korrekt in DFBnet Verein hinterlegt sein:

  • Geburtsdatum

  • Geschlecht

  • Vereinseintritt/-austritt

  • Abteilung (Konfiguration s. >>hier<<)

  • Abteilungseintrittsdatum

  • Abteilungsaustrittsdatum (sofern Mitglied ausgetreten ist)

• Beispiele zum Vereinseintritt/-austritt:
  - Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied ohne Vereinssaustritt.
  - Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied mit Vereinssaustritt nach dem Stichtag.
  - Wird nicht gezählt: Ein VOR dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied mit Vereinssaustritt vor dem Stichtag..
  - Wird nicht gezählt: Ein NACH dem Stichtag in den Verein eingetretenes Mitglied.

• Beispiele zum Abteilungseintritt/-austritt:
  - Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied ohne Abteilungsaustritt.
  - Wird gezählt: Ein VOR dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied mit Abteilungsaustritt nach dem Stichtag.
  - Wird nicht gezählt: Ein VOR dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied mit Abteilungsaustritt vor dem Stichtag..
  - Wird nicht gezählt: Ein NACH dem Stichtag in die Abteilung eingetretenes Mitglied.

• Der Vereins- und Abteilungsstatus (aktiv, passiv) spielt in der Bestandserhebung keine Rolle, aktive und passive Mitglieder werden gleichermaßen gezählt.

2. Eingabe LSB-Vereinsnummer und Kontrolle Bundesland 

• Nach DOSB-Vorgaben besteht eine vollständige LSB-Vereinsnummer aus einer 10-stelligen Zahl. Diese wird bei der Benennung der Ausgabedatei verwendet.

• Die Eingabe der LSB-Vereinsnummer erfolgt in DFBnet Verein unter
  Mein Portal > Administration > Stammdaten > Vereinsdaten > LSB-Vereinsnummer.

• Kontrollieren Sie dort auch unbedingt, ob das korrekte Bundesland eingetragen ist. Das ist insbesondere für Vereine in Nordrhein-Westfalen sehr wichtig.
  
  

  
  
  

• Sollte die Ihnen bekannte LSB-Vereinsnummer aus weniger als 10 Zahlen bestehen, füllen Sie bitte das Eingabefeld nach vorne mit führenden NULLEN auf.

• Ein Beispiel:
  Vorliegende 5-stellige LSB-Vereinsnummer: 12345
  Einzugebende 10-stellige LSB-Vereinsnummer: 0000012345
  
  

 

3. Kontrolle und speichern der Seite DOSB-Statistik > Vereinsdaten

• Unter Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Vereinsdaten Kontrolle der Felder
  - Vereinsname
  - LSB-Vereinsnummer

• Anschließend, auch wenn auf dieser Seite nichts eingegeben bzw. geändert wurde:
  Speichern der Seite. 
  
  

  Open

  

 

Nur wenn die Seite DOSB-Statistik > Vereinsdaten wenigstens ein Mal pro Jahr gespeichert wurde, werden die Daten Vereinsname und LSB-Vereinsnummer in die XML-Datei (s. Kapitel 5) übernommen. Erfolgt das nicht, bleiben die besagten Felder in der XML-Datei leer. Das wiederum kann dazu führen, dass es beim Einspielen bzw. Hochladen der XML-Datei in das System Ihres LSB zu einer Fehlermeldung kommt und die Datei nicht angenommen wird.